Quand travailler à domicile n’est pas un choix : Astuces pour garder sa concentration et demeurer productif

Par Leslie Hobbs

Alors que la perturbation des activités causée par le coronavirus se poursuit, des dizaines de milliers de travailleurs et travailleuses dans le monde sont confrontés à une nouvelle normalité : le télétravail. Dans les jours à venir, ce nombre atteindra sans doute des millions.

Contrairement au scénario habituel du travail à domicile, pour beaucoup ce n’est plus facultatif, en tout cas pas pour l’instant. Compte tenu de ces circonstances, de la fluidité et de la rapidité de l’évolution de la pandémie, certaines personnes peuvent trouver difficile de s’adapter.

Bien que se concentrer dans un moment pareil n’est pas facile, le travail peut aussi devenir une distraction utile. Il y a des choses simples que nous pouvons faire pour demeurer productif et nous sentir (un peu plus) normal dans une situation qui est sans précédent.

Faites un plan de votre journée et restez-y fidèle.

Planifier vous permet de vous concentrer sur les éléments que vouspouvez contrôler. À la fin de chaque jour de travail, dressez une liste des choses à faire le lendemain. Non seulement votre approche du travail sera plus structurée, mais vous bénéficierez de plus d’un rappel visuel de vos réalisations quotidiennes alors que vous passez en revue les tâches accomplies.

Et durant cette période, n’oubliez pas vos petites tâches de maintenance, comme le nettoyage de votre boîte de réception par exemple. Si vous avez des réunions du personnel hebdomadaires, ou des entretiens individuels, faites-les maintenant avec des appels et des vidéo conférences. Établissez un calendrier pour vous rappeler d’effectuer des tâches régulières, notamment la mise à jour hebdomadaire de votre statut. Les routines sont faciles à mettre en place, car elles vous réconfortent. Maintenez vos routines.

Ayez à portée de main les coordonnées de vos contacts.

Passez en revue les collègues et les clients principaux avec qui vous devrez communiquer au cours des prochaines semaines. Leurs coordonnées (numéros de cellulaire ou de téléphone) sont-elles dans votre liste de contacts? Assurez-vous de les enregistrer et de les imprimer pour plus de sûreté. Et utilisez l’occasion pour communiquer vos renseignements actualisés aux gens qui auront besoin de vous contacter.

Le clavardage devrait avoir priorité sur les courriels.

Des outils comme Microsoft Teams, G Suite et Slack sont plus efficaces que les courriels, en particulier maintenant, soutient Nick Meehan, spécialiste de l’expérience des utilisateurs chez Xerox PARC. « Les courriels sont lents, par essence, » explique Meehan. « La communication peut être retardée de plusieurs heures, voire plusieurs jours. » En revanche, un outil comme Slack offre aux entreprises la rapidité et la simplicité des textos, avec en plus des canaux thématiques et la possibilité d’échanger des documents.

Meehan indique par ailleurs qu’il y a des limites. « Ces outils sont si faciles à utiliser qu’ils vous donnent l’impression que vous êtes disponible en tout temps, » prévient-il. « Les entreprises devraient établir des protocoles de sorte que vous n’avez pas à répondre après une heure donnée, mais vous pouvez aussi mettre sur pause les notifications après une certaine heure de la journée dans vos paramètres. »

Préférez les conférences vidéo aux conférences audio.

Quand vous êtes habitué à venir au bureau, il peut être déconcertant de ne pas voir vos collègues. Même si vous travaillez régulièrement à domicile, il peut être plus agréable d’échanger et de voir vos collègues. Privilégiez les conférences vidéo aux conférences audio si vous le pouvez. Il est plus que jamais important d’avoir cette connexion visuelle avec d’autres êtres humains.

Il faut s’assurer d’établir une bonne étiquette de conférences vidéo selon Nick Meehan. Par exemple, si une partie de l’équipe est toujours au bureau, assurez-vous que chaque personne ouvre sa propre fenêtre vidéo, même si l’équipe est ensemble dans la même salle.

« Les participants à distance se trouvent ainsi au même niveau que ceux dans la salle, » observe Meehan. « Cette pratique aide à réduire la tentation qu’ont les gens dans le bureau d’interrompre les collègues à distance. » 

Ne laissez pas les défaillances informatiques vous ralentir.

Il est possible que les courriels, le Wi-Fi et la bande passante soient plus lents, moins fiables et qu’ils cessent même complètement de fonctionner de temps en temps. Utilisez ce moment pour reconsidérer les priorités. Quelles sont les problèmes les plus urgents? Pour ceux-ci, décrochez le téléphone. Prenez des notes. Quand la technologie est de nouveau fonctionnelle, vous pourrez partager une courte récapitulation et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’ondes. Pour d’autres tâches, vous pouvez peut-être rédiger le brouillon de plusieurs courriels, surveillez le système, puis tout envoyer quand les choses retournent à la normale. Vous pouvez aussi vous coordonner par textos, par Slack, par messagerie interne (si opérationnel), etc.

Trouvez des moyens de vous concentrer.

Il peut sembler difficile de se concentrer à l’heure actuelle. Faites de votre mieux pour trouver des distractions... aux distractions actuelles. Si un projet vous semble impossible, divisez-le en différentes parties et faites d’abord les parties les plus faciles. Ou mettez-le de côté, et effectuez ces tâches de maintenance que nous avons mentionnées.

Un changement de lieu peut aider. Si possible travaillez dans un autre espace de votre domicile, du moins pour quelque temps. Allez prendre une marche. Mettez de la musique pendant un moment. Des services de téléchargement comme Spotify offrent de listes de lecture stimulantes.

Établissez des limites de durée de travail à l’écran.

Avec toutes ces informations sur les limitations de voyages, les tests et les zones de confinement, il est difficile de ne pas être surchargé d’informations. Mais « se brancher sur le coronavirus en tout temps » n’est pas nécessairement bon pour votre santé mentale. Quand vous parlez aux collègues, parlez-en quelques minutes, puis passez à autre chose rapidement. Donnez le ton en commençant rapidement à parler du travail en cours.

Divisez votre journée d’une manière saine.

Les pauses sont essentiels pour se donner un nouvel élan. Même si tout va bien, fixer trop longtemps l’écran mine la concentration et ralentit la productivité. Prenez le temps d’une pause repas sans être interrompu. Faites de l’exercice. Levez-vous, étirez-vous. Faites des flexions des jambes, la planche. Si les écoles sont fermées, amusez-vous avec les enfants quelques minutes. Prenez le temps d’appeler un collègue ou un ami pour parler de choses et d’autres.

Et puis, évidemment, retournez au travail.

N’oubliez pas, en travaillant à domicile, vous contribuez à l’un des moyens les plus puissants et efficaces de freiner la pandémie : la distanciation sociale pour « aplatir la courbe » et ralentir la propagation du virus.

Si c’est la première fois que vous travaillez à domicile, qu’est-ce qui marche pour vous? Vétérans du travail à domicile, que recommandez-vous d’autre?