5 faux pas à éviter pour la sécurité de vos documents
Aujourd’hui, même les plus petites entreprises en ont conscience : la sécurité des documents est capitale.
En matière de violation des données, les attaques gouvernementales secrètes et les cybercriminels les plus notoires font couler beaucoup d’encre, mais les menaces les plus courantes s’avèrent beaucoup moins palpitantes.
Si vous utilisez une imprimante qui n’est pas adaptée à vos besoins, il est frustrant de constater combien il est facile de laisser échapper des informations confidentielles par inadvertance.
1. Il suffit d’oublier ses documents dans le bac de l’imprimante
Vous voyez cette pile de documents dans le bac de votre imprimante ? Ce n’est pas seulement du gaspillage, c’est aussi une menace pour votre entreprise. Les données salariales de vos employés, les informations de vos clients, le plan financier de votre entreprise ou encore sa feuille de route pourraient facilement s’y trouver.
Pour éviter que ces données stratégiques ne tombent entre de mauvaises mains, assurez-vous que votre imprimante soit suffisamment intelligente pour exiger l’authentification des utilisateurs avant l’impression de tout document.
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2. Ou d’envoyer des documents non protégés par un mot de passe
Vous devez impérativement envoyer un document à Thomas du service financier. C’est urgent. Vous scannez le document au plus vite et l’envoyez… mais pas au bon Thomas. Oups !
Optez pour une imprimante qui vous aide à protéger vos fichiers par un mot de passe.
3. D’enregistrer des fichiers sensibles dans un dossier non sécurisé
Quand l’un de vos employés doit numériser un document et le sauvegarder sur le cloud, il doit généralement commencer par l’enregistrer localement.
Que ce soit sur son bureau ou dans un dossier, s’il oublie de supprimer ce fichier localement une fois sauvegardé dans Dropbox, Google Drive ou tout autre service cloud, votre entreprise pourrait en subir les conséquences.
Pour protéger vos documents confidentiels, équipez-vous d’une imprimante suffisamment intelligente pour enregistrer automatiquement les fichiers dans le cloud. Vos utilisateurs n’auront plus besoin de s’en préoccuper.
4. De demander à un collègue d’imprimer à votre place
Les employés nomades ont souvent besoin d’imprimer des documents à la dernière minute. Ils font alors généralement appel à un collaborateur pour imprimer les documents à leur place.
Si des données sensibles sont enregistrées dans un emplacement non sécurisé, votre entreprise pourrait en faire les frais.
Si votre imprimante prend en charge l’impression mobile, vos employés nomades pourront désormais gérer eux-mêmes l’impression de leurs fichiers. Problème résolu.
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5. De laisser ses données dans le disque dur de l’imprimante
Vous ne voyez peut-être pas votre imprimante comme un ordinateur, pourtant les imprimantes intelligentes sont équipées de disques durs et sont devenues essentielles à la circulation des informations au sein de votre entreprise.
Assurez-vous donc que votre imprimante écrase automatiquement les données de son disque dur. Plus important encore, veillez à ce que les données soient cryptées comme il se doit.
La fuite de données confidentielles est le cauchemar de toute entreprise, d’autant plus si elle peut être facilement évitée.
Ne laissez rien au hasard. Optez pour une imprimante intelligente, dotée de toutes les fonctionnalités requises pour sécuriser votre flux d’informations, et de toute l’intelligence nécessaire pour aider vos employés à travailler mieux et plus efficacement.
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