Convertir en format MS Office
Faites-vous partie des nombreuses entreprises qui ont besoin de documents papier? Peut-être avez-vous des archives remplies de fichiers numériques statiques, tels que des PDF contenant uniquement des images. Outre leur utilité, ces documents peuvent nécessiter certaines mises à jour très spécifiques. En général, vous avez accès au fichier source dans un format numérique. Après avoir effectué les modifications nécessaires, vous pouvez les réimprimer ou les reformater le document.
Toutefois, que se passe-t-il lorsque ce fichier source n'est pas accessible? Qui est chargé de recréer ce document à partir de zéro, et à quel coût? Vous pouvez confier cette tâche à un employé interne, ce qui représente un coût interne, ou la confier à une agence. Dans les deux cas, cette méthode longue et coûteuse permet d'effectuer des modifications minimes mais fréquentes tout au long du cycle de vie d’un document.
Quelles sont donc les options qui s’offrent à vous pour minimiser l’impact sur votre entreprise en termes de coûts et de productivité?
Bien qu’il existe de nombreuses solutions, la gestion de progiciels de bureau supplémentaires ou l’abonnement à des services infonuagiques pour une utilisation occasionnelle peuvent être quelque peu excessifs, surtout si ce besoin est très intermittent.
C’est là que la plateforme Xerox® Workflow Central entre en jeu. Elle est conçue pour répondre aux besoins ponctuels des entreprises, tels que la conversion de documents ou d’images papier en fichiers Microsoft éditables (Word, Excel ou PowerPoint), tout en conservant le format d’origine du document.
Au-delà de la conversion MS Office, Workflow Central offre beaucoup plus, ce qui en fait une alternative convaincante pour répondre aux besoins occasionnels des entreprises et des individus. Workflow Central élimine le recours à de multiples outils individuels qui nécessitent une surveillance et une maintenance proactives.
Alors, comment la fonction Convertir en format MS Office de Workflow Central peut aider votre entreprise à assurer sa productivité tout en gardant les coûts au plus bas? Voici quelques exemples :
Les télétravailleurs à domicile bénéficient d'un accès direct et sécurisé à un outil de conversion à la demande qui crée des fichiers modifiables tout en conservant leur formatage original. Fini le copier-coller dans des outils en ligne gratuits, qui vous font perdre du temps à recopier, coller et reformater à partir de zéro!
Les travailleurs en déplacement n’ont plus besoin d’appeler le service administratif pour effectuer des modifications de dernière minute. L’accès facile à partir d’appareils mobiles leur permet de modifier des documents ou des captures d’écran à la volée et d’éviter des conversations téléphoniques interminables, et même des déplacements au bureau.
Tous les employés des bureaux ont accès à une plateforme de conversion de documents ad-hoc puissante, cohérente et instantanée. Ce service est disponible non seulement sur leur PC, mais aussi via l’appli intuitive de la multifonction, ce qui facilite la conversion des copies papier et des documents numériques.
Avec Workflow Central, vous êtes assuré que :
Les informations restent confidentielles et toutes les données traitées sont supprimées immédiatement après la conversion1.
Grâce au chiffrement de bout en bout, vos données restent dans des canaux sécurisés lorsqu’elles sont au repos ou en mouvement2.
Protection côté serveur grâce à des centres de données sécurisés, constamment entretenus et protégés contre les menaces les plus récentes.
Quels sont les avantages de cet outil pour mon lieu de travail ?
Feuilles de calcul papier qui doivent être mises à jour. Évitez les commentaires manuscrits difficiles à lire.
Modifications contractuelles de dernière minute, particulièrement utiles pendant les déplacements avant d'arriver chez des clients.
Les employés de bureau peuvent collaborer grâce à des fichiers modifiables au lieu de faire des annotations individuelles sur des versions statiques.
D’autres possibilités d’amélioration de la productivité incluent la réception fréquente de documents uniquement sous forme d’images, ou la productivité en continu pendant des voyages d’affaires ou des vacances. Pourquoi ne pas automatiser entièrement3 le processus de conversion? Surveillez les fichiers entrants avec votre messagerie ou un service infonuagique4 et laissez Workflow Central travailler en arrière-plan de manière transparente pour vous assurer que vos documents convertis sont prêts et à votre disposition.
1 Les fichiers traités peuvent être conservés jusqu’à sept jours et disponibles pour des impressions et des téléchargements.
2 Le chiffrement et le suivi des courriers électroniques sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.
3 Nécessite un abonnement avancé.
4 Les destinations d’entrée prises en charge incluent le courrier électronique (MS Exchange Online) et les référentiels en nuage (MS 365 SharePoint et MS OneDrive).
Une productivité ininterrompue partout où il y a du travail à accomplir.
Prêt à dire adieu aux défis professionnels quotidiens? La plateforme Xerox® Workflow Central peut vous aider. Allons-y.