Une division scolaire répond à la diversité grâce à des outils de traduction
Les écoles de Buena Park modernisent la communication et améliorent l’apprentissage avec Xerox® Workflow Central
« Je crois que la division a non seulement fait du bon travail en matière de communication, mais aussi en s’adaptant aux besoins divers qui émergent. Et Workflow Central a joué un rôle majeur dans ce travail. »
À propos du client
Située dans l’Orange County en Californie, la division scolaire Buena Park dessert une population étudiante multiethnique issue de divers milieux socio-économiques d’environ 4 600 élèves, répartis dans cinq écoles primaires, deux campus d’école intermédiaire et une école primaire-intermédiaire.
Vue d’ensemble de l’étude de cas
La Division scolaire Buena Park était confrontée à de sérieux défis pour répondre aux différents besoins de sa diverse population étudiante répartie dans sept écoles et une institution en ligne. Environ 94 % des élèves sont des personnes de couleur et parlent différentes langues, dont l’espagnol, le coréen, le philippin, le vietnamien et l’arabe.
La division cherchait des moyens de mieux offrir un environnement d’éducation intégrant les diverses langues de ses élèves et donc les besoins en apprentissage résultant. Elle voulait aussi améliorer la manière de communiquer avec les parents dont un nombre d’entre eux ne parlait ou n’écrivait l’anglais.
Elle trouva une solution avec Xerox® Workflow Central, une plateforme de flux de travaux fiable et flexible qui permet la mise en place de l’environnement cohésif que recherchait la division. Workflow Central offre une bibliothèque de flux de travaux à une ou plusieurs étapes infonuagique et évolutive pour aider tout le monde à faire son travail aisément et en toute sécurité.
Les administrateurs, les enseignants et enseignantes et les élèves bénéficient d’outils pouvant traduire instantanément des communications et du matériel d’éducation en plusieurs langues qu’ils peuvent convertir en fichiers audio ou tout faire en une seule étape. Le fichier audio offre l’avantage de permettre aux élèves qui ont des difficultés de lecture d’écouter et d’apprendre dans leur propre langue. De plus, l’efficacité des administrateurs s’est accru grâce à des flux de travaux qui résument les fichiers et les notes de réunions et qui caviardent automatiquement les renseignements personnels pour simplifier la préparation de documents publics.
Le défi
Barrières linguistiques à l’éducation et à la communication
La division scolaire de Buena Park cherchait des moyens de créer un environnement d’éducation plus inclusif pour sa diverse population étudiante, un environnement qui surmonterait les barrières linguistiques entre les élèves, les enseignants et les parents.
Alors qu’environ 94 % des élèves sont des personnes de couleur, les 4 600 élèves répartis dans cinq écoles primaires, deux écoles intermédiaires et une institution en ligne parlent différentes langues, dont l’espagnol, le coréen, le philippin, le vietnamien et l’arabe.
Non seulement la diversité linguistique pose des défis d’éducation, il est pour les responsables scolaires un obstacle à la communication avec les parents dont un bon nombre ne parle ni ne lit l’anglais.
La division avait besoin d’un moyen pour aider les élèves à apprendre dans leur propre langue, simplifier les tâches pour faciliter la diversité dans la classe et aider l’administration à transmettre des renseignements importants aux parents.
« Nous mettons en place un environnement permettant aux élèves de réussir, peu importe leur situation économique, » explique Michael Magboo, Directeur de l’exploitation de BPSD. Le problème était d’intégrer ses besoins pédagogiques, administratifs et communicationnels dans une plateforme unique pour aider à mettre en place cet environnement.
La solution
Une plateforme de flux de travaux flexible
La division a travaillé avec QDoxs, un partenaire Xerox local, pour évaluer ses besoins. QDoxs a recommandé Xerox® Workflow Central comme plateforme fiable et flexible qui offre des solutions en temps réel pour les besoins de Buena Park.
« Nous savions que les élèves avaient de plus en plus besoin de différentes plateformes d’apprentissage. Mais nous voulions aussi pouvoir améliorer les outils pour les enseignants sans augmenter leur charge de travail, » raconte Lindsey Marks, Vice-présidente des ventes chez QDoxs.
La division a déployé Workflow Central pour répondre à ces normes exigeantes grâce à de meilleures pratiques de travail et de communication. La plateforme offre une bibliothèque de flux de travaux qui économise du temps pour les enseignants et le personnel administratif et qui optimise la communication avec les parents et la communauté :
La traduction garantit une conversion immédiate et exacte des communications aux parents.
Les flux de travaux combinés, comme la Traduction et la Conversion audio, permettent aux élèves qui ont des difficultés de lecture d’écouter et d’apprendre.
Le flux de travaux Caviardage masque automatiquement les renseignements personnels en utilisant des mots et des expressions définis, épargnant des heures de traitement manuel pour l’archivage des dossiers publics.
Les flux de travaux de résumé crée de petits fichiers abrégés facilitant l’assimilation, aidant ainsi le personnel à organiser le matériel d’éducation requis pour les subventions, à condenser les notes de réunion trop longues et à répondre à d’autres besoins.
Les résultats
Apprentissage et communication améliorés
Xerox® Workflow Central a facilité l’investissement dans l’infrastructure et la nouvelle technologie pour tout le monde, en modernisant les classes et les bureaux de la division, et la façon dont le personnel, les enseignants et la communauté communiquent entre eux.
Avec les outils supérieurs de Workflow Central, les administrateurs, les enseignants et les parents de la division sont littéralement sur la même page en matière de communication.
La secrétaire de BPSD, Letty Zaragoza, indique : « La communication entre les parents et la division est très importante, car nous voulons que nos enfants soient en sécurité en tout temps, et nous voulons transmettre les bons renseignements aux parents dans la langue qui leur convient. »
Les élèves peuvent maintenant lire et écouter le matériel d’éducation dans leur langue, une ressources particulièrement utile pour ceux et celles qui ont des difficultés à lire. Les enseignants et enseignantes économisent du temps dans la préparation du matériel d’éducation et pour répondre aux divers besoins des élèves. Les outils de résumé et de caviardage de Workflow Central permettent au personnel d’être plus efficace.
« Je crois que la division a non seulement fait du bon travail en matière de communication, mais aussi en s’adaptant aux besoins divers qui émergent. Et Workflow Central a joué un rôle majeur dans ce travail, » explique le directeur Magboo, « Sérieusement, tout le monde l’utilise ici. »
« Tout ce que BPSD fait, il le fait pour ses élèves et ses enseignants afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage. C’est ce qui est fantastique avec Workflow Central. Différentes personnes peuvent utiliser différentes applications dans un organisme pour mieux faire leur travail. »
Le défi
Besoin de mieux desservir la diverse population étudiante de la division qui parle plusieurs langues.
Communication avec les parents difficile, car nombre d’entre eux ne parlent ni ne lisent l’anglais
Besoin de processus administratifs plus efficaces pour traiter les dossiers uniformément
Envoi de documents pour traduction coûteux et chronophage
La solution
Xerox® Workflow Central offre une plateforme de flux de travaux unique et flexible
Les administrateurs et enseignants peuvent instantanément traduire le matériel d’éducation en plusieurs langues
Les administrateurs peuvent communiquer avec les parents dans leur langue
Les outils de Résumé et de Caviardage automatisent le traitement des documents
Les résultats
Une meilleure communication avec les parents permettant de mieux assurer la sécurité des élèves
Les élèves apprennent mieux dans leur langue, y compris des traductions audio, ce qui aide à résoudre les difficultés de lecture
Les solutions de Résumé et Caviardage automatiques économisent le temps du personnel
La traduction instantanée économise temps et argent
Téléchargez l’étude de cas pour découvrir comment la division scolaire Buena Park a bénéficié de Workflow Central. [en anglais]
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Ressources supplémentaires
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