Protect

Plusieurs solutions promettent de sécuriser vos données, mais le partage de fichiers est un domaine qui reste à la merci des autres.

Pour survivre, une entreprise doit partager les informations, sans toutefois pouvoir contrôler ces informations lorsqu’elles échappent au confinement de son propre pare-feu, que ce soit par erreur ou intentionnellement!

Trois domaines d’inquiétude.

Comment le flux de travaux « Protect » de Workflow Central¹ peut-il contribuer à mitiger ces inquiétudes?

Quand vous partagez des documents à l’aide du flux de travaux « Protect », les créateurs peuvent définir jusqu’à 3 niveaux de sécurité pour chaque document. Et grâce à un ingénieux emballage de sécurité placé autour du fichier, cette protection demeure avec le document, quelle que soit la méthode de partage.

1. Suivi des vues : Pour suivre le nombre de vues du documents.

2. Suivi des lecteurs : Pour suivre le nombre de vues du document et des personnes qui l’ont lu.

3. Restriction et suivi des lecteurs : Pour suivre le nombre de vues du document et restreindre le nombre de lecteurs.

Pour chacune des options choisies, les créateurs déterminent des paramètres d’expiration de la lecture. Ce peut être à une date donnée ou dans un certain nombre de jours; pour les niveaux 2 et 3, les créateurs peuvent définir le nombre maximum de vues permises. Si un document est accidentellement envoyé à un mauvais destinataire, l’expiration peut être immédiate ou intervenir au-delà d’une certaine durée après l’envoi.

Pour éviter de partager des adresses courriel externes, les créateurs peuvent restreindre les documents à un ou plusieurs domaine(s) spécifiques, ce qui est utile pour les documents « à usage interne » qui doivent demeurer « en interne »!

Avec les niveaux 2 et 3, les créateurs peuvent même ajouter des identifiants de captures d’écran au document partagé, ce qui imprime le nom du destinataire dans le document, si celui ou celle-ci utilise la fonction d’impression d’écran ou un logiciel de capture d’écran. Ce moyen peut dissuader d’autres partages, car les lecteurs constatent visuellement qu’en partageant une capture d’écran de tout ou partie d’une page, ils ou elles risquent d’être facilement retracés par la suite.

Et n’oublions pas l’impression. Bien qu’il y ait plusieurs bonnes raisons d’imprimer un document, certains documents ne doivent en aucun cas être imprimés. Avec « Protect », les restrictions d’impression sont un paramètre par défaut, mais pour les documents qui peuvent être imprimés, l’utilisation du flux de travaux «Caviarder» peut assurer que tous les renseignements personnels identifiables soient masqués avant l’impression.

Que votre personnel travaille à domicile, en déplacement ou complètement au bureau, ou que vous ayez des pratiques de travail flexibles ou hybrides, les entreprises peuvent « protéger » davantage leurs précieuses ressources grâce à une solution de sécurité intuitive et simple d’utilisation de Xerox.

Nouvelles fonctionnalités pour accroître la productivité de Workflow Central

Créez un flux de travaux automatisé pour surveiller les documents essentiels qui doivent toujours être sécurisés. Dès qu’ils arrivent dans un dossier infonuagique assigné² ou une boîte de réception de courriels², le flux de travaux automatisé applique le flux de travaux « Protect » en arrière-plan, sans intervention de l’utilisateur. Pour en savoir plus