Le Survey & Land Registration Bureau de Bahreïn modernise ses services grâce à la solution numérique de Xerox
Le Survey & Land Registration Bureau (SLRB) de Bahreïn est le dépositaire de tous les documents relatifs à la propriété dans le Royaume de Bahreïn. SLRB est aussi l’agence de cartographie nationale. Les inscriptions de propriété du SLRB remontent aux années 20 et contiennent des informations sur la propriété et les transactions sous forme de registres et de grands livres d’une importance historique.
Les registres et les grands livres se sont détériorés en raison de causes naturelles et d’un usage continu. L’accès à l’information demande beaucoup de temps, ce qui entraîne des délais dans l’inscription et les développements planifiés. Autre problème : les risques pour la santé causés par des mycoses générées par les supports physiques.
« Notre plus gros problème était l’accès aux renseignements nécessaires dans une durée donnée. Ces documents historiques ne sont accessibles que par notre personnel désigné et les procédures pour obtenir les renseignements exigeaient beaucoup de temps »
SLRB voulait numériser et ajouter ces documents à son dépôt central. Ceci limiterait l’accès aux documents physiques tout en permettant l’accès aux documents numériques de manière sûre et contrôlée. La recherche et l’établissement de l’historique des propriétés est essentielle pour les transactions immobilières. SLRB développe rapidement ses services en ligne à sa clientèle. Ainsi, l’intégration des inscriptions physiques numérisées à ces dépôts numériques est essentiel pour accélérer la prise de décision.
En raison/ de sa technologie et de son expérience, Xerox a été choisi parmi d’autres fournisseurs concurrents. « SLRB connaissait la capacité et le professionnalisme de l’équipe locale Xerox dans la mise en place d’une solution. Auparavant, Xerox avait numérisé les plans cadastraux avec les renseignements sur les transactions immobilières à la satisfaction de SLRB. La manipulation de ces plans cadastraux était difficile en raison de leur taille, de leur matériau et de leur nature fragile. Xerox a soigneusement traité les plans. » indique M. Ammar.
Xerox a réalisé le projet en deux étapes. Les grands livres et les registres ont été numérotés à des fins de suivi, numérisés en format PDF et TIFF, puis soigneusement indexés selon les critères spécifiques de SLRB. Les documents numérisés ont ensuite été exportés vers la plateforme Xerox® DocuShare®. Xerox a réalisé le projet sous forme de service, fournissant ce qui était nécessaire pour atteindre les objectifs. SLRB a fourni l’espace et d’autres ressources.
Les grands livres et registres sont maintenant disponibles pour tous les utilisateurs autorisés pour référence. Xerox® DocuShare® ECM. Les utilisateurs finaux sont maintenant plus efficaces et plus précis parce qu’ils peuvent accéder aux inscriptions historiques.
Principaux avantages :
Les documents numériques sont maintenant intégrés à un dépôt sûr et contrôlé
Indexation intelligente pour récupération facile des renseignements
Traitement des demandes et des recherches plus facile et plus rapide
Accès aux archives physiques non nécessaires
Améliorations importantes des services d’inscription
« Avec Xerox® DocuShare®, nous économisons beaucoup de temps et nos processus sont plus efficaces, sûrs et faciles d’utilisations. Nous sommes ravis du service fourni par Xerox et de son soutien continu en matière de gestion du cycle de vie des documents. »
Le défi
L’accès à l’information connexe prenait du temps, ce qui entraînait des retards dans la prestation des services aux citoyens et aux organisations.
La condition des inscriptions de SLRB se détériorait suite à des causes naturelles et à l’usage continu.
Des risques potentiels pour la santé des utilisateurs.
La solution
Numérisation des inscriptions de SLRB avec indexation précise en fonction de besoins spécifiques.
L’utilisation du logiciel Docushare® a permis l’accès facile, sûr et intelligent aux documents à partir de tout emplacement.
Les résultats
Des inscriptions numérisés dans un dépôt central et sécurisé
Un accès facile et contrôlé dans un environnement numérique.
Efficacité supérieure, prise de décision plus rapide et délais réduits.
Indexation intelligente pour une recherche facile.
Télécharger l’étude de cas complète [en anglais]
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