Xerox^® DocuShare^® Flex 2.9

Notes de version Xerox^® DocuShare^® Flex 2.8

Solutions logicielles

• L’éditeur Gérer les variables de règle de contenu est intégré. Il n’est plus nécessaire de déposer des fichiers .jar pour accéder à l’éditeur de règle de contenu. L’éditeur facilite le dvéeloppement d’applications tierces par l’intermédiaire d’actions de règles de contenu personnalisées, afin que les données puissent être transmises entre les systèmes à l'aide de variables.

• La journalisation des règles de contenu communes permet d’enregistrer les erreurs dans le journal des exceptions système qui indique les règles de contenu ayant échoué et l’horodatage. Les événements sont également enregistrés dans l’historique d’accès lorsque des règles de contenu sont ajoutées ou supprimées.

• La prise en charge par l’administrateur des Webhooks et l’emplacement des rapports permettent à DocuShare Flex de suivre l’état des demandes à partir d’une plate-forme tierce à l’aide d’un service Webhook. La plate-forme tierce notifie et envoie principalement des mises à jour à DocuShare Flex lorsqu’elle fait l'objet d'événements spécifiques ; elle n’attend pas que DocuShare Flex appelle et récupère les informations. Cela pose les bases d’une intégration facile de DocuShare Flex avec d’autres plates-formes tierces.

Actualisation de l’interface utilisateur

• L’interface utilisateur avec logos et image de page du site utilise désormais des en-têtes et des pieds de page modifiables sur toutes les pages, ainsi qu'un logo de page de connexion

• L’interface utilisateur d’administration dispose d’une nouvelle commande permettant d’accéder aux statistiques du site dans le menu Administration-> Services et composants -> Statistiques du site. Elles indiquent le nombre d’objets, l’utilisation du stockage, l’état des règles de contenu, les événements audités et les sessions actives.

• L’interface utilisateur d’administration dispose d’une nouvelle commande donnant accès à la section Statistiques de service dans le menu Administration-> Services et composants -> Statistiques de service. Utilisée principalement pour le débogage, la section fournit des informations de service concernant la prise de contenu, les règles de contenu, la banque de contenu, la base de données, l’indexation et la recherche.

Actualisation de composants

• Apache Solr 7.5 pour les nouvelles installations de DocuShare Flex (Lucene et Tika). Solr est très fiable, évolutif et tolérant aux pannes. Il fournit une indexation distribuée, une réplication et une interrogation équilibrée en charge, un basculement et une reprise automatiques, une configuration centralisée, etc. Solr alimente les fonctions de recherche et de navigation de nombreux sites Internet parmi les plus importants au monde.

• Apache Tomcat 9.0.62 met en œuvre les spécifications du Java Community Process et comprend de nombreuses fonctionnalités supplémentaires qui en font une plate-forme utile pour le développement et le déploiement d’applications et de services Web.

Mise à jour de modules complémentaires

• Modules complémentaires et applications * Formulaires Frevvo : introduction de la prise en charge des formulaires anonymes et de la base de données de formulaire

• PrizmDoc a été mis à niveau vers la version 13.8, avec la version 13.10 à suivre. Elle affiche plusieurs types de fichiers dans un navigateur sans qu’aucun logiciel supplémentaire ne soit nécessaire. Cette technologie intégrée interprète et affiche les documents dans DocuShare avec une empreinte nulle.

Notes d’installation

Solr

• Actuellement, nous ne prenons pas en charge l’exécution de plusieurs instances DocuShare Flex sur une seule machine virtuelle avec Solr.

Notes de mise à niveau

Mises à niveau vers Solr 7.5 Pendant et immédiatement après la mise à niveau vers DocuShare Flex 2.8, les mises à niveau vers Solr 7.5 (Lucene et Tika) ne peuvent pas être effectuées. Cela est dû au fait que le paramètre dsflex.server.upgrade.solr a la valeur « false ». Une fois le paramètre redéfini sur « true », la mise à niveau vers Solr 7.5 nécessite une option d’index de données via le programme d’installation. Client PrizmDoc Le client PrizmDoc doit être installé sur le système PrizmDoc Server. Pour la mise à niveau de DocuShare Flex 2.6 Patch 1 vers DocuShare Flex 2.8, il est recommandé de désinstaller le client PrizmDoc qui a été installé sur le serveur DocuShare Flex.

Notes supplémentaires

Améliorations des performances

• Introduit des correctifs importants.

• Améliore les performances par rapport à DocuShare Flex 2.6, y compris l’utilisation de XSLTForms. Avec cette nouvelle version, chaque page s’exécute plus rapidement grâce à la plate-forme de présentation.

• Résout les problèmes de DocuShare Flex 2.7

• L’amélioration de la fiabilité du CIM augmente l’ingestion de documents de 25 documents par seconde à 37 documents par seconde.

Sécurité

• Les cookies changent conformément à DocuShare 7.5 pour DocuShare Flex, http et les mêmes stratégies de site. Cela empêche un type d’usurpation d’identité connu sous le nom de « détournement de clic », en interdisant l’accès de tiers aux cookies DocuShare Flex (paramètre iframe ’same site’ (site identique).

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.5

Nouveautés de cette version

• Formulaires Web pour la plate-forme de gestion de contenu Xerox^® DocuShare^® Flex Plate-forme de gestion : option qui permet de présenter des formulaires Web à remplir dans le cadre de l’expérience DocuShare Flex. Ces interfaces de données structurées prennent en charge la saisie et la présentation des données dans les processus de flux de travail via les formulaires Web avec la mise en chaîne de formes.

• Connecteurs pour le contenu Xerox^® DocuShare^® Flex Plate-forme de gestion : cette option déploie un cadre pour l’intégration de DocuShare^® Flex avec les principaux systèmes métier et les référentiels de données de tiers, le partage des documents et des métadonnées de manière bidirectionnelle avec la gestion de contenu et les flux de travail basés sur DocuShare Flex. Cette version initiale prend en charge l’intégration avec DocuSign^®, Intuit QuickBooks^™ Online, Box^® et Salesforce.com^®. L’intégration avec d’autres systèmes d’affaires supplémentaires est prévue pour les versions futures.

• Traitement automatisé des factures pour la plate-forme de gestion de contenu Xerox^® DocuShare^® Flex – Ce module complémentaire est une solution de flux de travail complète pour la facturation. Il comprend l’ingestion et la reconnaissance des flux électroniques papier, la circulation et l’approbation avec délégation, la mise en correspondance trilatérale, le rapprochement des paiements et les interfaces externes.

• Appli Xerox^® DocuShare^® Flex : application mobile iOS permettant la connexion à DocuShare Flex pour travailler avec du contenu et des flux de travaux, y compris la recherche, l’affichage, la gestion des tâches, les flux d’approbation et la capture de base.

• Améliorations générales

• Corrections mineures et majeures

• Limites connues du système

Améliorations générales

Améliorations générales de l’interface utilisateur :

• Files d’attente de travaux groupés configurables : Prise en charge de la création de files d’attente de travaux groupés, p. ex. les tâches liées au traitement de factures.

• Prise en charge de la délégation pour les tâches d’approbation : les utilisateurs peuvent spécifier des congés et le système et achemine automatiquement les demandes d’approbation vers les utilisateurs délégués tels qu’ils ont été spécifiés.

• Rapports pour l’automatisation des factures à payer pour la solution DocuShare Flex : Possibilité de créer des tableaux de bord, graphiques et tableaux spécialement conçus pour le nouveau module complémentaire de la solution Traitement des factures.

Améliorations de l’interface d’administration :

• Introduction de l’interface utilisateur Admin interface cliquable

• Nombre de tâches de la file d’attente de l’interface utilisateur Admin : à exploiter pour la mise en place de rapports dans les prochaines améliorations de produits et modules complémentaires ; elles sont actuellement utilisées pour les rapports sur le module complémentaire Traitement des factures.

• Prise en charge de la connexion de l’application de l’interface utilisateur Admin : Possibilité d’afficher et de rattacher le service Web d’un tiers dans l’interface DocuShare Flex – exemple : Rattachement d’affichage de rapports à l’aide d’un service de préparation de rapports d’un tiers.

• Prise en charge de champs de saisie semi-automatique sur l’interface utilisateur Admin permettant d’afficher dynamiquement des menus déroulants pour les principaux champs de métadonnées / propriétés dans DocuShare Flex : Les utilisateurs peuvent spécifier des valeurs autorisées pour les propriétés spécifiques sous forme de sélections parmi un choix donné.

• Interface utilisateur Admin pour la configuration des notifications e-mail : Permet aux utilisateurs de recevoir des e-mails à chaque fois qu’ils reçoivent une tâche.

• Options de prise en charge de l’interface utilisateur Admin pour définir les congés du site, la semaine de travail et le calendrier de l’exercice financier : ces informations peuvent être utilisées pour établir des rapports dans les modules tels que le module complémentaire Traitement des factures et autres qui seront fournis à l’avenir.

• Prise en charge de l’interface utilisateur Admin pour l’ajout de tableaux de bases de données personnalisés via CSV : Ces tableaux sont utilisés pour les fonctionnalités de saisie automatique et d’achèvement automatique.

• Prise en charge de l’interface utilisateur Admin pour l’ajout de titres d’objets dans un même dossier.

• Prise en charge de l’interface utilisateur Admin pour les journaux d’exception du système auxquels accèdent les utilisateurs coordinateurs au moyen d’un navigateur web.

Améliorations générales disponibles mais non visibles dans l’interface

• Prise en charge pour la mise en correspondance de manière dynamique des « Documents connexes » à l’aide de SPARQL : Permet la mise en correspondance des documents pour les processus tels que la mise en correspondance trilatérale dans le module complémentaire Traitement des factures.

• Amélioration des performances pour la navigation sur les grands sites.

Corrections majeures

• Plusieurs corrections ont été apportées à la fonction Shrink Wrap (compression et emballage) qui ne permettait pas de déployer correctement Shrink Wrap vers d’autres serveurs.

• Les problèmes de synchronisation LDAP qui empêchaient d’identifier les utilisateurs sous des conditions d’erreur ont été corrigés.

Limitations connues du système

Principaux éléments :

• La première version (octobre) de DocuShare Flex 2.5 sera en anglais uniquement. Les interfaces localisées seront disponibles au 1e trimestre 2019.

• AR38465 – Le nombre de tâches de facture traitées par heure ne reflète pas le fuseau horaire de l’utilisateur [module complémentaire Traitement des factures]. Le fuseau horaire du navigateur client est utilisé, ignorant la définition de propriété du fuseau horaire de l’utilisateur.

• AR38618 – Les rapports de circulation hebdomadaires et mensuels se comportent différemment des rapports horaires. Les rapports hebdomadaires et mensuels font un décompte des travaux terminés en dehors des heures de travail, alors que les rapports horaires n’affichent que les travaux terminés pendant les heures de travail.

Connecteurs :

• Général : Les connecteurs pour DocuShare Flex ne sont pas destinés à la synchronisation de volumes élevés / travaux groupés.

• Général : Les connecteurs ne prennent pas en charge la copie/synchronisation de types de classe personnalisés ; uniquement celle de dossiers et documents.

• Connecteur pour Salesforce.com : SFDC Lightning Essentials Edition n’est pas pris(e) en charge.

• Connecteur pour DocuSign^® : Un abonnement de niveau API vers DocuSign est nécessaire.

• AR38287 : Connecteur pour QuickBooks Online (QBO) : Les modifications faites à certaines propriétés QBO (p. ex., Nom du client) ne sont pas synchronisées vers les objets DocuShare Flex, sauf si le contenu du document est également mis à jour sur DocuShare Flex.

• AR38291 – Connecteur Flex pour DocuSign : Les caractères spéciaux “&”, “<” et “>” saisis dans « DocuShare Flex crée une enveloppe DocuSign » ne s’affichent pas correctement dans la ligne d’objet de DocuSign.

• AR38329 : Connecteur pour QuickBooks Online : Si une facture/estimation est supprimée dans QuickBooks, elle n’est pas supprimée de DocuShare Flex.

• AR38723 : Connecteur pour Box : Le fait de changer le nom du dossier racine Box sur Box une fois la connexion active établie arrête la synchronisation. La connexion dans DocuShare Flex doit être supprimée et ré-établie.

• AR38724 : Connecteur pour DocuSign : Les enveloppes dans le dossier supprimé de DocuSign ou la file d’attente purgée sont incorrectement synchronisées vers DocuShare Flex.

• AR38727 – DocuShare Flex Connecteurs : Après l’ajout par un utilisateur contributeur d’une connexion à une destination de connecteur, la synchronisation initiale ne se produit pas automatiquement. L’état reste “Installation de votre connecteur…”

• AR38732 : Connecteur pour Box : Un dossier DocuShare Flex ou un document avec une propriété Titre contenant une barre oblique avant ou arrière n’est pas synchronisé pour Box.

• AR38741 – Connecteur de DocuSign : Quand un nom de dossier dans DocuShare Flex est modifié, la modification n’apparaît pas pour le nom d’enveloppe DocuSign.

• AR38758 : Connecteur pour DocuSign : Après l’envoi d’une enveloppe depuis DocuSign, les documents dans DocuShare Flex ne sont PAS verrouillés comme ils le devraient.

• AR38775 – Connecteur pour DocuSign : La pièce jointe n’est pas synchronisée depuis DocuShare Flex vers DocuSign si un utilisateur clique sur “Poursuivre” dans DocuSign avant que la synchronisation de Flex vers DocuSign ne s’achève.

• AR38776 – Connecteurs DocuShare Flex : Si un dossier Flex contient un type de fichier non autorisé dans DocuSign (par ex. .msg, .tif, .tiff, .xps, .wpd), l’état du connecteur ne change pas pour la “Connexion active”. Il reste bloqué à « Configuration de votre connecteur… ». Cependant, tous les types de fichiers permis sont téléchargés vers DocuSign. (Solution : supprimer ces types de fichiers non autorisés dans DocuSign permet de faire passer l’état du connecteur à « Connexion active ».) Voir également AR38777.

• AR38775 – Connecteur pour DocuSign : Fichier types comme “.msg, .tif, .tiff, .xps, .wpd ” sont autorisés dans DocuShare Flex mais pas dans DocuSign.

• AR38850 : Connecteur pour Salesforce.com : Si un document synchronisé est sorti de la hiérarchie de source DocuShare Flex (pour les types de connexion afin de synchroniser les fichiers de DocuShare Flex vers SFDC), le document correspondant dans Saleforce n’est pas supprimé comme prévu. (AR38978 et 38745) C’est également un problème avec les connecteurs pour Box et DocuSign.

• AR38875 : Le compte Salesforce Enterprise qui est utilisé pour les tests et le développement a une limite de requête API de 16 000 par période de 24 heures . L’intervalle de connexion du connecteur par défaut a été passé à 10 secondes en raison de cette limitation, comparé à 1 seconde auparavant.

• AR38994 : Les documents Word, PowerPoint et Excel créés sur Box ne sont pas synchronisés vers DocuShare Flex.

• AR38997 : Connecteurs DocuShare Flex : Si une ancienne version d’un document synchronisé est définie comme étant la version de référence, aucune réorganisation des versions ne sera faite dans Salesforce ou Box dans la mesure où cette possibilité n’est pas offerte sur ces systèmes.

Localisation :

• AR39250 : Connecteur DocuSign – le fichier certificate.pdf généré n’est pas traduit.

• AR39313 : L’éditeur de règles et l’éditeur de formulaires Webforms ne sont pas entièrement localisés.

• Dossiers pour la gestion de documents sécurisés

• Capture de documents depuis les imprimantes de bureau et les multifonctions Xerox

• Contrôle de versions de documents et collaboration

• Possibilité d’annoter et d’expurger les documents

• Recherche plein texte

• Affectation, gestion et remontée des tâches

• Rôles utilisateur et liste d’accès définies

Nouveautés de cette version

• La fonction de capture permet de numériser des documents à l’aide de scanners compatibles TWAIN et de télécharger des documents vers des dossiers Flex en vue de leur numérisation et indexation ROC.

• L’utilisation de licences d’utilisateurs simultanés fournit une plus grande flexibilité d’accès au site.

• Le cryptage protège le contenu en chiffrant automatiquement les documents lors de leur téléchargement et en déchiffrant seulement les documents pour les utilisateurs qui y ont accès.

• Le Gestionnaire de prise de contenu permet d’intégrer à DocuShare Flex des documents numérisés par des services tiers de capture.

Problèmes connus. Problèmes résolus dans cette version :

• 36176 : Les utilisateurs peuvent se déconnecter sans fermer leur navigateur, la gestion de la session étant activée.

• 37121 : L’option « Couper » a été retirée du menu des actions sélectionnées pour les onglets Toutes les recherches sauvegardées et Mes recherches sauvegardées.

• 37231 : L’utilisateur peut désormais déplacer ou supprimer un document OCR pendant que l’OCR est En cours.

• RÉSOLU : « Renseignez les événements manquants » apparaît dans la partie supérieure de la fenêtre même quand l’utilisateur a rempli les champs manquants.