Comment une importante firme de services financiers a utilisé l’automatisation robotisée pour réduire la durée de traitement des factures de 95 %
Triumph Business Capital a choisi Xerox® ARP pour optimiser sa procédure de facturation et libérer du personnel pour des tâches plus lucratives
« Nous avons choisi Xerox ARP parmi d’autres programmes d’ARP parce qu’elle offre une solution tout-en-un de bout en bout. »
Au sujet du client
Depuis deux décennies, Triumph Business Capital propose l’affacturage à des milliers d’entreprises. Avec son siège social à Coppell, Texas, Triumph offre une gamme de services à des entreprises de transport en croissance, y compris des programmes d’avance de carburant et de remises sur le carburant, des analyses de crédit et de risques, la résolution de comptes, des logiciels de gestion des comptes et des services administratifs auxiliaires conçus pour optimiser les activités de ses clients.
Triumph Business Capital est fier d’utiliser la technologie de pointe pour assurer l’efficacité et l’uniformité les plus élevées pour sa clientèle. La firme de services financiers avait besoin d’améliorer le traitement de ses diverses procédures de facturation pour des fournisseurs tiers, plusieurs d’entre eux ayant des demandes spécifiques qui exigeaient beaucoup de travail manuel de la part de l’équipe de Triumph.
Quand la firme a examiné les possibles solutions de facturation, elle a constaté que chacune d’elles n’arrivaient pas à répondre à tous les besoins spécifiques de Triumph, indique Clarie Workman, vice-présidente à l’information des entreprises. La firme rechercha plutôt une solution d’automatisation robotisée des processus (ARP).
Workman explique que la firme a choisi l’Automatisation robotisée des processus Xerox® parce qu’elle offre une solution tout-en-un facile à mettre en place. La firme a aussi constaté qu’il était facile de travailler avec l’équipe Xerox qui était très réceptive.
« Il assure le soutien et la maintenance, c’est une solution clé en main. »
À mesure que changent les besoins de la firme, Xerox ARP peut aussi « s’ajuster et s’adapter à ce qui doit être adapté, » ajoute Workman.
Aujourd’hui, la facturation de la firme est un processus qui fonctionne durant la nuit grâce à l’ARP. Le matin suivant, quand l’équipe de facturation arrive, le travail est fait. Le processus peut maintenant être supervisé par un seul employé en 30 minutes par jour.
Le défi
Une procédure de facturation manuelle chronophage
Triumph devait trouver un moyen systématique de prendre en charge le grand nombre de factures qu’elle recevait chaque jour, au service d’une grande variété de fournisseurs et de leurs processus de facturation uniques. Il fallait remplacer le processus manuel existant qui exigeait que cinq à sept personnes travaillent deux heures par jour.
Considérant que Triumph se distingue de la concurrence par son utilisation novatrice de la technologie, il était important que la procédure de facturation soit efficace et uniforme. La firme voulait aussi libérer du personnel pour l’assigner à des tâches plus lucratives.
Après avoir évalué les autres solutions, Triumph a décidé que l’automatisation robotisée des processus était la meilleure option pour répondre à ses besoins.
Alors que d’autres fournisseurs d’ARP qu’elle a examinés ont dû recruter des ressources internes supplémentaires pour gérer leurs flux de travail automatisés, elle a constaté que l’Automatisation robotisée des processus (ARP) Xerox® est une solution clé en main, de bout en bout, entièrement prise en charge et entretenue par Xerox.
La solution
Des robots qui mettent les processus manuels en pilote automatique
Triumph a conclu que Xerox® ARP est la solution tout-en-un recherchée par leur équipe pour transformer leurs processus de facturation. L’équipe des a conçu, mis en place et maintenu le robot sans intervention des ressources internes de Triumph.
Voici comment fonctionne maintenant leur processus robotisé :
1. Le robot reçoit le CSV du courriel et le document PDF numérisé
2. Le robot obtient les données du CSV et la ROC est appliquée au document.
3. Le robot téléverse les documents et saisit les données dans le site web se transport
4. Envoi par courriel du journal quotidien des processus de facturation et des exceptions à Triumph
Résultats
Faire plus avec moins
Triumph peut maintenant en faire plus en moins de temps avec moins de ressources. Immédiatement, ils ont constaté un gain de temps important, réduisant le processus de 50-70 heures de travail à 2,5 heures par semaine.
Ce qui était auparavant fait manuellement se fait maintenant automatiquement durant la nuit. Quand leur équipe arrive le jour suivant, le travail est fait.
Le flux de travail ne demande maintenant qu’un employé travaillant 30 minutes par jour. Il n’est pas nécessaire de mobiliser des ressources supplémentaires pour supporter la solution.
Leur équipe peut maintenant se concentrer sur du travail lucratif tandis que les robots s'occupent des processus manuels de routine.
« Maintenant que nous avons libéré du temps pour eux, ils peuvent être déployés dans d’autres secteurs de l’entreprise, ce que nous n’aurions pu faire auparavant sans embaucher plus de personnel. »
Dans l’ensemble, Triumph a réduit de 96,5% le temps consacré au traitement des facture en utilisant Xerox® ARP comme solution.
Le défi
Un très grand nombre de factures reçues quotidiennement et traitées manuellement
Gérer les besoins uniques des processus de facturation de leurs nombreux fournisseurs
Peu de temps laissé à l’équipe pour travailler sur d’autres projets lucratifs
La solution
Un robot personnalisé qui accomplit le travail durant la nuit
Résultats
Un processus manuel qui prenait deux heures par jour à cinq ou sept personnes ne prend plus que 30 minutes par jour à une seule personne.
L’équipe peut se concentrer sur les tâches lucratives
Télécharger l'étude de cas (PDF) [en anglais]
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