Un grand district scolaire assure le fonctionnement continu des ordinateurs portables des étudiants et des enseignants permettant un enseignement sans interruption

Au sujet du client

Le client est un grand district scolaire K-12 de Virginie. Desservant des communautés urbaines et rurales, la mission du district est de fournir à chaque étudiant et étudiante un accès équitable à des expériences d’apprentissage engageantes et la technologie nécessaire à leur formation. Dans le cadre de cette mission, chaque étudiant avait besoin d’un ordinateur portable utilisable à l’école et à la maison.

Le fournisseur d’appareils Windows du district scolaire n’arrivait pas à répondre aux besoins quotidiens de réparation et de remplacement de ses 70 écoles. Trop souvent, des étudiants avec les appareils défectueux retournait en classe sans ordinateur en attendant une réparation, les privant de l’expérience d’apprentissage.

Le district avait besoin d’un fournisseur d’ordinateurs portables pouvant assurer qu’aucun étudiant ne serait privé d’un appareil durant l’année scolaire. Il leur fallait un fournisseur capable d’assurer les réparations et les remplacements immédiatement sans interruption de l’expérience d’apprentissage.

Les Services de TI Xerox^®, en partenariat avec deux fabricants d’appareils, ont créé un plan personnalisé pour fournir des Chromebooks à 50 000 étudiants et des ordinateurs portables Windows à 3 000 enseignants dans l’ensemble du district.

Le vaste centre de réparation et d’images Xerox, qui a permis aux responsables informatiques de l’école de voir de près les techniciens de réparation à l’œuvre, a constitué une ressource essentielle pour répondre aux besoins de réparation des appareils du district. Pour assurer un servie continu, Xerox a créé une réserve de 5 % de pièces de rechange dans son entrepôt depuis le premier jour et a fourni à chaque école 60 appareils qui peuvent être échangés immédiatement.

Xerox a remplacé les appareils du district pendant l’été et a déployé les ordinateurs portables à tous les étudiants au début de l’année scolaire, sans interrompre les cours. Ce qui permet d’assurer la maintenance des appareils sans indisponibilité.

Le défi

Traitement de 250 appareils endommagés par jour

Avec plus de 50 000 étudiants K-12 dans 70 écoles, ce grand district géographiquement étendu faisait face à des défis quotidiens pour s’assurer que chaque étudiant ait un accès continu aux ordinateurs fournis par l’école, un outil essentiel à leur formation. Chaque jour, les étudiants soumettaient 250 appareils endommagés pour réparation dans l’ensemble du district.

L’entreprise qui fournit et entretient les appareils Windows pour les enseignants et les élèves n’était pas en mesure de répondre à cette demande sans retard. En conséquence, les étudiants ayant des ordinateurs défectueux retournaient en classe sans appareil, incapables de participer en attendant que les réparations soient faites. Non seulement ces étudiants sans appareil manquaient le contenu des leçons, ils étaient aussi une source de distraction pour d’autres étudiants, ce qui entraîna des plaintes des enseignants et des parents.

La perspective de remplacer le fournisseur d’ordinateurs et plus de 50 000 appareils constituait un autre défi. Le changement devait être fait pendant l’été pour éviter de troubler le retour à l’école et devait s’accompagner du soutien nécessaire pour assurer la transition au début de l’année scolaire.

La solution

Une stratégie de déploiement et de réparation personnalisée

Les Services de TI Xerox^® ont offert une solution au dilemme du retard des ordinateurs portables. Ils se sont associés à deux fabricants d’ordinateurs pour mettre au point un plan adapté de remplacement des appareils du district à temps et en fonction du budget disponible et pour offrir les services de réparation/remplacement sans interruption pour la formation des étudiants.

Le plan de réparation comprenait :

• Les capacités du vaste centre de réparation et d’images Xerox à gérer les réparations d’appareils ainsi que les inspections et les remises à neuf d’appareils pendant l’été.

• Une réserve de 5% des pièces de rechange a été mise en place dans l’entrepôt de Xerox pour éviter les manques et le ralentissement des réparations.

• Un lot de 60 appareils additionnels à échanger est continuellement disponible dans chaque école. Alors que le plan a continué d’offrir les appareils Windows aux 3000 enseignants et enseignantes du district, les étudiants se sont vus attribués des Chromebooks plus économiques et plus faciles à déployer.

Les résultats

Des années de service sans interruption

Les Services de TI Xerox^® ont retiré les appareils existants; ont imagé, déployé et configuré les nouveaux ordinateurs; les ont emballés, assemblés et livrés en fonction des exigences de temps et d’espace du district. L’équipe Xerox a livré les 53 000 appareils en deux mois durant l’été et elle était disponible pour offrir le soutien au début de l’année scolaire durant les deux jours où les appareils étaient donné aux étudiants.

Cette stratégie de réparation s’est avérée 100% efficace. Aucun étudiant dans le district n’est retourné en classe sans appareil durant les cinq ans de travail avec Xerox. Les appareils sont ramassés, inspectés, réparés et remis à neuf durant l’été et retournés « comme neuf » au début de chaque années scolaire.

Tous les trois ans, Xerox effectue une mise à jour complète et tous les appareils sont remplacés par de nouveaux modèles.

En dépit de l’exigence énorme d’assurer le fonctionnement des appareils utilisés par des utilisateurs difficiles, de la maternelle à l’école secondaire, ce district scolaire de Virginie a accompli sa mission en fournissant aux étudiants un accès équitable à la technologie supportant leur apprentissage.