Lexitas automatise le traitement des documents de routine

Une entreprise d’assistance en litiges financiers économise des centaines d’heures de travail avec Xerox^® ARP

Lexitas est une société d’assistance aux litiges de 841 personnes dont le siège se trouve à Houston et qui traite des documents pour environ 18 000 pièces judiciaires chaque année. Sa vision : être le partenaire de services juridiques corporatifs le plus fiable, le plus efficace et le plus recommandé du secteur.

En pleine expansion grâce à de multiples acquisitions ainsi qu’à l’élargissement de ses services à la clientèle, Lexitas cherchait des moyens d’améliorer le traitement des documents pour les cabinets d’avocats et les compagnies d’assurance auxquels elle fournit un soutien en matière d’exposition. Chaque mois, son personnel consacrait 250 heures à traiter, à classer, à estampiller et à entreposer un ensemble complexe de documents et de contenus média manuellement pour présentation et soumission devant les tribunaux.

Comme d’autres firmes du secteur juridiques qui cherchent à tirer parti de la technologie moderne pour accroître son efficacité, Lexitas cherchait une façon de mettre les tâches routinières en pilote automatique pour économiser du temps et de l’argent.

Lexitas a mis en place le service d’Automatisation robotisée des processus (ARP) Xerox^® pour les petites et moyennes entreprises.

La solution ARP, simple et facile à mettre en œuvre, a permis aux employés de Lexitas de réaffecter leur temps à des tâches ayant une plus grande valeur ajoutée. Il a également permis de réduire les erreurs de données et de faciliter l’intégration de nouvelles entreprises dans le cadre du processus de fusion et d’acquisition.

Le défi

Le traitement manuel des documents était chronophage

Avec l’acquisition d’une douzaine d’entreprises au cours des dernières années, Lexitas connaît une hyper croissance dans ce secteur juridique particulier. Or, les membres de son personnel s’épuisaient à traiter manuellement les documents juridiques pour les quelque 18 000 pièces judiciaires que l’entreprise aide ses clients à préparer chaque année.

Pour soumettre ou présenter des documents judiciaires, le personnel de Lexitas devait manuellement convertir les pièces numériques (y compris les fichiers audio et vidéo) reçues des clients en fichiers PDF lisibles. Il devait aussi numériser et convertir certains documents physiques.

Après avoir identifié les types de documents, le personnel devait les estampiller et les enregistrer selon une convention d’appellation définie.

Ce processus manuel exigeait 250 heures par semaine, empêchant le personnel de se concentrer à des priorités plus importantes Ces complexités ont également rendu difficile la formation et l’intégration de nouvelles ressources de saisie de données en raison de la rotation du personnel.

La solution

Automatisation personnalisée des traitements de routine

Ancien client des services technologiques Xerox, Lexitas s’est tourné vers le nouveau service d’assistance technique de Xerox. Le service d’Automatisation robotisée des processus (ARP) Xerox^® pour petites et moyennes entreprises comme solution de traitement des documents. L’équipe de l’automatisation chez Xerox a travaillé avec Lexitas pour évaluer ses besoins, bâtir et mettre en place un processus d’ARP personnalisée sur une période de six à huit semaines.

L’équipe Xerox a aussi formé les membres du personnel au nouveau processus et continue d’offrir un soutien continu.

Aujourd’hui, les processus jadis manuels sont maintenant en pilote automatique. Le système d’automatisation reçoit des fichiers d’entrée, extrait les données à l’aide de la reconnaissance optique de caractères et convertit les fichiers au format souhaité. La solution peut traiter un large éventail de fichiers, y compris des fichiers multimédias et des types de fichiers inconnus.

Le système travaille avec Adobe pour convertir les documents en fichiers PDF lisibles, puis les estampille et les enregistre en fichiers PDF. La solution est déployée sur Amazon Web Services (AWS), une plateforme de stockage de données basée sur le cloud, ce qui permet à quiconque de récupérer facilement des documents sur les serveurs de Lexitas.

Les résultats

Un travail à plus grande valeur ajoutée, moins de stress

« Le service ARP de Xerox a libéré notre personnel des tâches manuelles, routinières et chronophages, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée, » indique Joanna Mitchell, directrice de l’exploitation chez Lexitas. « En allégeant le travail répétitif, mon équipe a pu atteindre ses objectifs plus rapidement et avec moins de stress. »

L’expérience de formation des nouveaux employés est plus simple grâce au système automatisé. Et l’assimilation des processus pour les entreprises nouvellement acquises est plus simple et plus efficace à mesure que Lexitas poursuit sa croissance.

Le Service d’ARP est facile et rapide à implanter, remarque Sidney Smith, vice-présidente des ventes des Services d’automatisation des flux de travaux, sans nuire aux opérations essentielles. L’équipe des services technologiques Xerox aide Lexitas à explorer aussi l’automatisation dans d’autres domaines de ses services d’assistance en cas de litiges, ajoute-t-elle.

À mesure que Lexitas développe son utilisation de l’ARP, Xerox continue à raffiner, à ajuster et à modifier la solution dans le cadre de son assistance continu.

Le recours à la ARP par Lexitas s’inscrit dans une tendance croissante, note Donna O’Donnell, vice-présidente des ventes d’automatisation chez Xerox. « L’ARP compte parmi les technologies dont l’utilisation progresse le plus; elle permet aux clients des PME de Xerox de fonctionner de manière plus efficace et efficiente », déclare-t-elle.

Mettons vos processus en pilote automatique. Comment votre entreprise peut-elle en profiter? Regardez notre vidéo pour voir comment l’Automatisation robotisée des processus peut vous aider. N’oubliez pas de télécharger le rapport de capacité pour découvrir ce qui est possible avec l’ARP Xerox^®.