Dix choses à considérer pour l’achat d’une imprimante multifonction

Qu’est-ce qu’une imprimante multifonction?

Une imprimante multifonction est un appareil qui intègre les fonctionnalités d’une imprimante, d’un copieur, d’un numériseur et/ou télécopieur dans un seul appareil. Les imprimantes multifonction sont souvent choisies par les entreprises au budget limité qui veulent intégrer les ressources, réduire les coûts et améliorer le flux de travail. Alors que vous progressez vers les flux de travail numériques, examinez notre liste d’imprimantes multifonctions spécialement recommandées pour numériser vos documents.

Critères d’évaluation des imprimantes multifonctions

Pour prendre une décision informée sur l’imprimante multifonction qui vous convient, il faut poser les bonnes questions. Voici 10 choses à savoir avant d’acheter une imprimante multifonction.

1. Définissez vos besoins.

Soyez sûr de comprendre ce que vous et vos utilisateurs finaux voulez que l’imprimante multifonction puisse accomplir. Mise à part l’impression et la copie, comment voulez-vous utiliser l’imprimante multifonction pour vous aider à gérer vos documents, réduire le papier, simplifier les flux de travail, numériser vers le nuage, travailler à distance, etc.? Combien de tâches de copie, d’impression, de télécopie, de numérisation et de courriel ferez-vous par jour? Combien d’utilisateurs partageront l’appareil? Faut-il des fonctions en couleur? Sans fil? Mobile et connecté au nuage? Il y a plusieurs besoins à considérer.

2. Vérifiez le coût total de propriété (CTP) et les avantages du rapport prix/qualité

Pour évaluer une imprimante multifonction, attention à ne pas uniquement considérer le coût initial de l’équipement. Il y a d’autres facteurs, y compris le coût des fournitures. Quand le coût de l’encre est pris en considération, les imprimantes multifonctions à jet d’encre, initialement perçues comme bon marché, possèdent souvent un CTP équivalent ou plus élevé que les imprimantes multifonction laser à performance supérieure. Le CTP peut aussi augmenter énormément pour les appareils difficiles à utiliser et à maintenir, peu fiables ou qui n’ont pas les fonctions ou la capacité de produire efficacement les résultats nécessaires.

Votre imprimante multifonction peut devenir une ressource utile pour gérer et contrôler les coûts d’impression et d’imagerie et peut aussi ajouter de nouvelles capacités à votre entreprise si vous choisissez avec perspicacité. Considérez comment les imprimantes multifonctions peuvent être une réponse au coût total de propriété pour vos ressources d’impression et d’imagerie, pour mieux intégrer et gérer les ressources dans l’entreprise et améliorer l’efficacité des processus d’affaires.

3. Vérifiez ce qu’en pensent les tiers.

Comparez les données des fiches techniques des fournisseurs sur la performance, la gestion et le soutien avec les données d’organismes d’évaluation indépendants. Que disent les gens d’expérience de l’industrie sur la qualité et la performance du produit que vous considérez? Voir ce que les experts disent au sujet des imprimantes multifonctions Xerox

4. Vérifiez s’il est facile de connecter l’appareil au réseau actuel

Assurez-vous que le système de l’imprimante multifonction s’intègre aisément à votre réseau actuel. Est-ce facile à mettre en place? Faut-il une formation minimale pour démarrer? L’appareil est-il accompagné de logiciels ou d’assistants pour vous guider dans l’installation, le dépannage et la mise à niveau?

Si vos groupes de travail ont besoin d’imprimer à partir de plusieurs appareils qui sont répartis un peu partout (téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs portables, etc.) vers un endroit facilement accessible, considérez l’achat d’une imprimante multifonction sans fil ou avec Wi-Fi. Les imprimantes multifonctions avec Wi-Fi se connectent à un réseau sans qu’il soit nécessaire de les brancher avec un câble. Ainsi, l’impression mobile sera plus facile, sans le câblage sur lequel on risque de trébucher.

5. Vérifiez si l’appareil est facile à utiliser.

Évitez les embouteillages et les périodes d’inactivité coûteuses en choisissant une imprimante multifonction facile à utiliser. Recherchez des interfaces conviviales, un appareil exigeant peu de formation et dont l’assistance en ligne ou la documentation sont aisément accessibles. S’il vous faut du soutien, vérifiez si le fabricant offre une assistance pour le produit.

Les nouvelles imprimantes multifonctions offrent des interfaces de type tablette particulièrement faciles à utiliser. L’interface permet de toucher, de balayer, de pincer ou de faire défiler comme vous le faites avec un téléphone intelligent ou une tablette. Avec des applis intégrées à l’interface, vous pouvez ajouter, supprimer ou échanger les outils pour vos propres flux de travail personnalisés.

Avec les imprimantes multifonctions mobiles ou connectées au nuage il est possible de travailler à partir de n’importe où. Sur ces appareils, les applis sont des raccourcis pour télécharger, partager, imprimer, numériser, distribuer—et même traduire—des documents en déplacement.

6. Vérifiez les capacités de multitâche.

Recherchez une imprimante multifonction qui est vraiment multifonction. Les utilisateurs peuvent-ils accéder à chaque fonction même si les autres fonctions sont déjà utilisées? Sachez que certains produits comme les appareils tout-en-un offrent des fonctions multiples sur un seul appareil, mais peuvent ne pas permettre le multitâche. S’ils ne peuvent pas offrir toutes les fonctions d’une imprimante multifonction en même temps, vous risquez des embouteillages et des périodes d’inactivité.

7. Vérifiez les capacités de communication bidirectionnelle

L’incapacité de communiquer en temps opportun l’information exacte aux utilisateurs et aux administrateurs de TI sur le statuts des travaux, des tâches en attente et des appareils entraîne une plus grande intervention de votre part et de la part de votre personnel pour résoudre, prévenir et anticiper les problèmes. Une solide communication bidirectionnelle, à l’imprimante multifonction et dans l’ensemble du réseau est essentielle pour assurer le fonctionnement continu du produit. Vérifiez les capacités d’accès aux statuts des travaux et de l’appareil à partir du bureau et la possibilité de voir les travaux en attente à l’appareil et dans l’ensemble du réseau.

8. Vérifiez la gestion de l’appareil, l’information à distance et l’assistance.

Évaluez l’engagement du fournisseur à offrir de bons outils de gestion des appareils et du parc d’appareils ainsi que des outils auxiliaires. Vous en avez peut-être besoin maintenant ou en aurez besoin plus tard. Vérifiez s’il y a un logiciel de gestion des communications avec l’appareil qui optimise la disponibilité de l’imprimante multifonction. La réponse du fournisseur est-elle prompte et supérieure et le service qu’il offre est-il de qualité? Assurez-vous de la fiabilité de l’imprimante multifonction, et que celle-ci permette à votre bureau d’être productif et efficace.

Les imprimantes multifonctions les plus sophistiquées vous permettent de gérer le parc d’appareils et aussi l’information. Avec les bons outils intégrés, comme l’intégration avec les Services d’impression gérés, votre imprimante multifonction devient le centre de votre environnement de documents. Elle peut automatiser les processus d’entreprise, optimiser la gestion des appareils à distance et épauler votre soutien technique avec des outils intégrés. Une interface connectée aux applis ouvre de nouvelles possibilités pour l’appareil, pour les documents et aussi pour la gestion. 

9. Vérifiez si l’appareil offre le niveau de sécurité et de confidentialité dont vous avez besoin.

L’appareil offre-t-il le niveau de sécurité convenant à votre entreprise? Est-il évolutif afin d’offrir plus de sécurité si vos besoins changent?

Laissés sans protection, les imprimantes multifonctions peuvent être des points de vulnérabilités pour le piratage de données et les attaques malveillantes. La meilleure façon d’assurer la sécurité des données est de choisir des imprimantes multifonctions qui dépassent les normes de l’industrie en matière d’intrusion, de prévention, de détection d’appareils et de cryptage des données. Recherchez aussi des fabricants d’imprimantes multifonctions associés à des experts de la technologie de la sécurité comme Trellix et Cisco.

10. Vérifiez quel logiciels et solutions sont disponibles.

Vérifiez quels logiciels et solutions sont disponibles chez le fournisseur, de même que chez ses partenaires de solutions.

Les imprimantes multifonctions peuvent aider à rationaliser les processus répétitifs générant beaucoup de documents et à organiser, modifier et archiver électroniquement vos documents sur papier. Avec une imprimante multifonction et une simple application, vous pouvez convertir vos documents papier dans des formats électroniques et les transférer vers différentes destinations : courriel, dépôts infonuagiques, dossiers sur le réseau, imprimantes à distance, systèmes d’automatisation de l’arrière guichet, etc.—avec une seule numérisation.

Les imprimantes multifonctions avec applis permettent à ces processus d’être encore plus efficaces. Elles intègrent ces fonctions et flux de travail dans une interface d’applis faciles d’utilisation que vous voyez sur votre téléphone intelligent ou votre tablette. Elles vous permettent d’imprimer à partir du nuage ou de numériser vers le nuage, et de connecter des téléphones intelligents aux imprimantes multifonctions avec Wi-Fi, de sorte que vous pouvez travailler n’importe où, en tout temps.

Une fois que vous possédez l’information que vos questions ont permis de rassembler, vous voilà prêt à prendre la bonne décision pour votre entreprise.

Les imprimantes multifonction peuvent aider à rationaliser les processus documentaires encombrants et répétitifs et organiser, modifier et archiver électroniquement vos documents sur papier. Avec une imprimante multifonction et une simple application, vous pouvez convertir vos documents papier dans des formats électroniques et les transférer vers différentes destinations : courriel, dépôts infonuagiques, dossiers sur le réseau, imprimantes à distance, systèmes d’automatisation de l’arrière guichet, etc. avec une seule numérisation.

Une fois que vous possédez l’information que vos questions ont permis de rassembler, vous voilà prêt à prendre la bonne décision pour votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les imprimantes multifonctions Xerox^®

Les imprimantes multifonctions Xerox^® AltaLink^® et VersaLink^® offrent l’équilibre parfait de fonctionnalités et de qualité s’il vous faut copier, imprimer, numériser ou télécopier. Avec nos imprimantes multifonctions couleur, vous pouvez, à peu de frais, copier, imprimer et numériser des documents en couleur, vous permettant d’effectuer plus de travaux à l’interne. De plus les capacités mobiles et infonuagiques, la sécurité de référence, la connectivité sans fil et les applis personnalisables permettent de projeter les imprimantes multifonctions Xerox vers l’avenir, de sorte qu’elles puissent s’adapter aux changements dans votre travail. Voir les imprimantes multifonction couleur Xerox Voir les imprimantes multifonction noir et blanc Xerox

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